Az alábbi történet egy hosszabb beszélgetés részlete, amelyben egy hétköznapi, irodában dolgozó férfi, Márk meséli el, hogyan került olyan helyzetbe, ahol hirtelen minden korábban megszokott módszere kevésnek bizonyult. A beszélgetés célja eredetileg az volt, hogy megértsem, milyen adatkezelés kapcsolódik a munkájához, de végül ennél jóval többről lett szó. Márk saját hibáin, felismerésein és apró győzelmein keresztül mutatta meg, mit jelent valójában felelősen bánni az információkkal.

“Én tényleg azt hittem, minden a fejemben van”

Márk mosolyogva kezdte a történetét azzal, hogy korábban nem nagyon hitt a listákban, mappastruktúrákban és szabályzatokban. Azt gondolta, ha elég régóta dolgozik ugyanabban az irodában, úgyis minden fontos részlet megmarad az emlékezetében. A bajok akkor kezdődtek, amikor egy ügyfél reklamált, hogy a tavalyi szerződés módosítása nem az az adat szerepel, amit megadott. Márk első reakciója az volt, hogy biztosan csak félreértés történt. Aztán előkerült egy régi e-mail, majd egy elmentett Excel, mindkettő eltérő adatokkal. Amikor mesélte, látszott rajta az a fajta feszültség, amit nem felejt el az ember, és az a pillanat az, amikor rádöbben, hogy valami nagyon nincs rendben. Ekkor kérte meg a vezetője, hogy átfogóan vizsgálja meg a cég adatkezelését. Márk először úgy érezte, túl nagy falat ez neki, de beleállt. Átnézte az e-maileket, a belső tárolókat, a személyes meghajtókat, és hamar világossá vált számára, hogy az adatok rendszerezése és a hozzáférések szabályozása nem csak egy kipipálandó feladat. A beszélgetés közben elmesélte, hogy voltak olyan dokumentumok, amelyekhez olyan kollégák fértek hozzá, akiknek valójában semmi szükségük sem volt rá. Volt olyan adatlap, ami évek óta ott állt egy elfelejtett mappában, és volt olyan is, amit többször lemásoltak, de senki nem emlékezett rá, melyik a legfrissebb verzió.

“Rájöttem, hogy minden adat egy történet valakiről”

Márk akkor értette meg igazán, mit jelent a felelős adatkezelés, amikor egy névhez, címhez és telefonszámhoz konkrét arcot társított. Az egyik régi ügyféllel véletlenül összefutott egy rendezvényen, és amikor meghallotta tőle, hogy “Jó kezekben vannak az adataim?”, hirtelen minden a helyére került. Azt mondta, ebben a pillanatban értette meg, hogy a vállalkozások nem csupán számokat és sorokat kezelnek, hanem valós emberek bizalmi információit, és ha ezeket rosszul kezelik, az nem egyszerű adminisztratív hiba, hanem akár emberi vagy anyagi kár is lehet belőle. Amikor nekilátott rendbe tenni a céges adatkezelést, először úgy érezte, hogy minden szanaszét hever. Minden kolléga máshogy nevezte el a fájlokat, máshova mentette őket, és szinte lehetetlen volt átlátni, mi hol található, de ahogy haladt előre, lettek szabályok, egységes elnevezési módok, korlátozott hozzáférések, és egy olyan mappastruktúra, ami már nem egy káoszhalmazra hasonlított. A legnagyobb sikerélménye az volt, amikor a csapatának egyik tagja azt mondta, hogy “Végre tudom, hol keressem az aktuális dokumentumokat.” Márk ekkor érezte először, hogy tényleg sikerült valami jobbat létrehoznia.

“Most már minden adatnak helye és ideje van”

Ma már, ahogy ő fogalmaz, minden adatnak megvan a maga története, útja és életciklusa. Tudja, mikor kell frissíteni, mikor kell archiválni, mikor kell törölni, és hogyan kell mindezt úgy csinálni, hogy megfeleljen a jogszabályoknak is. A beszélgetés végén elnevette magát, és azt mondta, hogy “Ha valaki két éve azt mondja, hogy én leszek az adatkezelés ‘őre’, biztos kinevetem. Most meg én magyarázom mindenkinek, hogy miért fontos.” Ennek ellenére nem érzi tehernek. Inkább azt mondja, olyan, mintha valami láthatatlan rendet alakított volna ki, ami az egész csapat munkáját megkönnyíti. Márk története rávilágít arra, hogy az adatkezelés nem csak előírások, nyilatkozatok és checkboxok halmaza. Sokkal inkább arról szól, hogyan viszonyulunk mások bizalmához. Az adatok mögött emberek vannak, és mindannyian azt szeretnénk, ha a rólunk szóló információkat biztonságban kezelnék. Az interjú végén Márk egy egyszerű, de találó mondattal foglalta össze a lényeget: “Nem az a kérdés, mennyi adatunk van, hanem mennyire felelősen bánunk velük.”